Sie wollen agiler werden und anstatt mit einer großen Revolution in kleinen evolutionären Schritten vorgehen?
Eine gute Möglichkeit ist, wenn Sie die Metamethode KANBAN in Ihren Projekten einführen und somit für nachhaltige Transparenz, mehr Agilität und Motivation sorgen.
Was ist KANBAN?
Das Wort KANBAN kommt ursprünglich aus dem Japanischen und bedeutet so viel wie „Signalkarte“.
Das System wurde 1947 von Taiichi Ohno in der japanischen Toyota Motor Corporation entwickelt. Einer der Auslöser hierfür waren einige Probleme in der Produktion, wie eine viel zu geringe Produktivität und der zu hohe Lagerbestand im Vergleich zu anderen internationalen Wettbewerbern.
Die großen Fragen in der Toyota Motor Corporation waren also: Wie werden wir schneller? Wie reduzieren wir Materialüberschuss? Wie erhöhen wir die Qualität unserer Produkte und sorgen für eine Kultur, in welcher Mitarbeiter gerne und hochmotiviert arbeiten?
Die Antwort auf diese Fragen war die Einführung des KANBAN-Systems.
Davon ausgehend etablierte sich das KANBAN-System auch in der Softwareentwicklung und anderen Geschäftsfeldern, wie der Produktentwicklung, Forschung, Marketing, Bildung und vielen anderen Bereichen.
Im Projektmanagement kann das KANBAN-System für eine deutliche Steigerung der Transparenz, Agilität und der Performancebildung in Teams dienen. Die Methode gehört derzeit mit SCRUM zu einer der agilsten Methoden im Projektmanagement.
Das Ziel von KANBAN ist die evolutionäre Verbesserung der Zusammenarbeit, die Optimierung des Arbeitsflusses und der Qualität des Endproduktes, die Erhöhung der Durchlaufgeschwindigkeit von Arbeitspaketen oder User-Stories und das Aufdecken von Bottlenecks in den unterschiedlichen Arbeitsphasen.
Weitere Vorteile des KANBAN-System in der Praxis sind:
- Der Managementaufwand in Projekten wird reduziert.
- Die Durchlaufgeschwindigkeiten von Arbeitspaketen oder User-Stories steigt.
- KANBAN kann in klassischen und agilen Projekten Anwendung finden.
- Probleme in der Produktentwicklung werden schnell erkannt.
- Mitarbeiter werden arbeitstechnisch nicht überfordert und Bottlenecks aufgedeckt.
- KANBAN sorgt dafür, dass Sie in das PULL-Prinzip kommen und das historisch gewachsene PUSH-Prinzip ablegen können.
Wie vieles hat auch KANBAN zwei Seiten und es können auch Nachteile entstehen, wenn Sie das System anwenden und das Umfeld nicht berücksichtigen.
Nachteile des KANBAN-Systems sind:
- Teammitglieder benötigen ein sehr breites Fachwissen im Team, um das System optimal nutzen zu können. Im agilen Umfeld spricht man häufig von sogenannten T-Shaped Team-skills.
- Wenn Sie auf eine zeitlich harte Deadline hinarbeiten müssen, sind die Ansätze des traditionellen ergebnisorientierten Projektmanagements oder der reine SCRUM-Ansatz höchstwahrscheinlich eher von Vorteil.
- KANBAN funktioniert auch nur, wenn sich die Arbeit in klare und abgegrenzte Arbeitstypen in einen Arbeitsprozess packen lässt.
Wie kann der Einstieg in die KANBAN-Methode gelingen?
KANBAN richtet sich anhand klarer Prinzipien aus, welche es der Organisation, den Teams oder auch einzelnen Mitarbeitern deutlich erleichtern in die evolutionäre Veränderung der Zusammenarbeit einzusteigen.
*„Beginne mit dem was Du gerade tust.“
Das bedeutet für Sie, es entsteht ein sehr einfacher Einstieg in die Methodik. Sie müssen erst einmal nichts verändern!
*„Verstehe die Prozesse und respektiere die bestehenden Rollen, Verantwortlichkeiten und Stellenbeschreibungen.“
Dadurch entsteht eine hohe Wertschätzung von dem was ist und sorgt dafür, dass gute und bereits bestehende Herangehensweisen und Vorgehensmodelle erhalten bleiben.
*„Vereinbare evolutionäre Veränderung.“
Ein sehr wichtiger Schritt, um nicht eine Revolution zu erzeugen. Teams und Organisationen fällt es deutlich leichter revolutionären Experimente mit zu gestalten und zu begleiten.
*„Fördere Leadership auf allen Ebenen.“
Das KANBAN-System kann auf jeder Ebene im Unternehmen Anwendungen finden. Es sorgt für eine Veränderung des Führungsverhaltens und meist auch dafür, dass sich Teams besser organisieren. Es entsteht auch meist ein höherer Grad an Selbstorganisation im Team.
*Prinzipien
Praktiken, die Ihnen verhelfen die Prinzipien zu erfüllen und das System anlaufen zu lassen:
- Visualisieren Sie alles was Sie tun.
- Managen Sie den Arbeitsfluss.
- Limitieren Sie parallele Arbeit im System (Durch eine Reduzierung der Arbeit in den Prozessphasen wird der Arbeitsfluss und Outcome gesteigert.).
- Machen Sie Regeln explizit und integrieren diese im KANBAN-System.
- Entwickle evolutionäre Verbesserungen und Experimente.
- Implementiere Feedback- und Rückkopplungsschleifen – Dazu helfen Ihnen meist die agilen Meeting Formate wie Retrospektiven oder Reviews im Prozess.
In welchen Schritten kann das System eingeführt werden?
Zuerst ist es von hoher Bedeutung, dass alle Mitarbeiter in der KANBAN-Methode geschult werden, um mit den ersten persönlichen KANBAN-Boards (Personalboards) zu beginnen. Das Erkennen der Arbeitstypen und der Arbeitsphasen steht zu der Zeit im Fokus. Im zweiten Schritt gilt es die Arbeitstypen im Team zusammenzutragen und einen gemeinsamen Ablauf zu bestimmen. Die Frage ist: „Was sind gemeinsame Arbeitstypen und wie gehen wir prozessorientiert vor?“.
Sobald Sie die Themen und den Ablauf in einem Team-KANBAN-Board integriert und visualisiert haben, können Sie mit dem nächsten Schritt starten und WIP-Limits (Work in Progress) einführen. Somit begrenzen Sie die Arbeit in den einzelnen Arbeitsphasen und sorgen für eine schnellere Durchlaufzeit und somit einer höheren Leistungserbringung.
Mit dem Reifegradmodell der KANBAN-University lassen sich dann alle weiteren Schritte planen und über Retrospektiven absichern.
Gerne unterstütze Ich Sie, Ihre Organisation, Ihre Teams und Ihre Mitarbeiter bei der Einführung von KANBAN und der Verbesserung der Zusammenarbeit in Projekten.